Infohaldusfunktsioon (EN ISO 19650)

Information management function

Projektide puhul, mille puhul on nõutav BIMi rakendamine vastavalt EN ISO 19650 seeriale, peavad kõik infohaldusprotsessi tegevused läbi viima üksainus infohaldusfunktsioon, mille aspektid määratakse neile isikutele või organisatsioonidele, kellel on nende täitmiseks kõige parem võimekus.

Guidance

Infohaldusfunktsioon hõlmab kogu projekti elukaart alates alamprotsessist 1 – hindamine ja vajadus kuni alamprotsessini 8 - projekti lõpetamine ja igaühe vastutus tuleb määrata ühele järgnevast:

1. Määrav osaline - tavaliselt on selleks klient, omanik või tööandja, arendaja. See laieneb ka kõigile üksikisikutele või organisatsioonidele, kes hangivad teenuseid või tegelevad varade elluviimisega. Näiteks kui arhitekt sõlmib sisekujunduse teenuste alltöövõtulepinguid, täidab ta selle töö ulatuses määrava osalise ülesandeid ja vastutab selle eest, et infovahetus oleks vastavuses nende poolse määrava osalisega.
2. Määratud juhtiv osaline - on mis tahes organisatsioon, millel on otsene määramine määrava osalisega. Ehitustööde pakkumuste puhul on tavaliselt tegemist peatöövõtjaga. Tööandja projekti konsultandid võivad samuti olla määratud juhtivad osalised kui nad on otseselt määratud tööandja poolt.
3. Määratud osaline - see on tööde, kaupade või teenuste kohta käiva informatsiooni määratud juhtivale osalisele eelnev või tema kaudu tegev pakkuja. Hankimise korral on selleks igaüks, kes on valitud määratud juhtiva osalise poolt nagu projekteerija, allhankija või tootja.

Joonis. Infohaldusfunktsiooni maatriks.

Appointing party

Määrav osaline vastutab isikute nimetamise eest oma organisatsioonist, kes täidavad tema nimel infohaldusfunktsiooni.

Määrav osaline vastutab ka nende isikute pädevuse hindamise eest, kellele tehakse ettepanek täita infohaldusfunktsiooni elluviimise meeskonna poolt. Seetõttu peaks hankekonkurss sisaldama taotlust esitada nende isikute isikuandmed ja ametialased CVd, kes täidavad infohaldusfunktsiooni elluviimise meeskonna nimel. Avatud või valikulise hindamise või hankekonkursi osana võib nõuda tõendeid asjakohase sertifikaadi olemasolu kohta, mida väljastab väljakujunenud akrediteerimisasutus (erapooletu organisatsioon, kutsekoda, standardiasutus).

Lead appointed party

Kui projekteerimismeeskonnal või ehitusspetsialistil on otsene leping määrava osalisega, täidavad nad määratud juhtiva osalise ülesandeid. Määratud osalised on kõik organisatsioonid, kes on sõlminud alltöövõtulepingu või keda on allhangitud määratud juhtiva osalise poolt. Näiteks peatöövõtja on määratud juhtiv osaline ja iga alltöövõtja on määratud osaline.

Olenevalt projekti hankestrateegiast võib määratud juhtivaid osalisi olla rohkem kui üks. Näiteks võib lisaks peatöövõtjale olla ka ettevalmistavat osa teostav töövõtja, kelle on määrav osaline eraldiseisvalt määranud. Sel juhul ettevalmistavat osa teostav töövõtja samuti määratud juhtiv osaline.

Kui määrav osaline kaasab projekteerijaid läbi eraldiseisvate määratluste, on iga projekteerija kui määratud juhtiv osaline. Näiteks, võib projekti projekteerimisetappideks määrata arhitekti ja tema võib valikuliselt tellida alltöövõtu korras mõnede spetsialistide kaasamise, nt tuleohutuse strateegia. Arhitekt on sellisel juhul kui määratud juhtiv osaline ning tuleohutuse insener omakorda määratud osaline.

Pakkumuse koostamisel vastutab iga tulevane määratud juhtiv osaline alaprotsessi, 5.3 Esitatud pakkumus, määratletud tegevuste eest. Iga tulevane määratud juhtiv osaline peab kirjeldama oma pakkumuse osana nõutavate ressursside olemasolu ja edu korral tagama nõutud ressursid nende määramise perioodi jooksul, näiteks määrama infohaldusfunktsiooni täitva isiku, kes omakorda koostab määramiseelse BIM rakenduskava.

Kuigi projekteerimine ja ehitamine on hankeprotsessi olemuse tõttu väga konkurentsitihe, teeb enamik organisatsioone projektide elluviimisel väga head koostööd. Oluline on märkida, et kuigi isegi parimate kavatsuste korral saab organisatsioonide lepinguliste kohustusteta koostöö piire märkimisväärselt katsetada, kui ärilised piirangud muutuvad väga koormavaks, eriti projekti lõpuleviimise ajal. Ainus viis lepinguliste kohustuste jõustamise tagamiseks on lepinguliste suhete loomine, seetõttu lasub kliendil kohustus jõustada lepingus sätestatud nõuded iga tema määratud juhtiva osalisega ja omakorda nende poolt määratud osalistega jne. Lepinguvormid nagu integreeritud projekti teostus (ingl integrated project delivery, IPD) sätestavad osalejatele solidaarse vastutuse koos trahvide või boonustega tulemuslikkuse eest, kuid need ei ole veel igas riigis levinud ja neid kaalutakse ennekõike projektide juures, kus riskijagamine on eelistatud valik.

Ilma infoprotokolli eeliseta peab iga määratud juhtiv osaline tagama, et infonõuded on selgelt dokumenteeritud BIM rakenduskavas, mille vastavust tuleks kontrollida enne selle informatsiooni esitamist määravale osalisele heakskiitmiseks. BIM rakenduskava võiks lisada alltöövõtulepingutesse, kuid parem lahendus on see, kui määratud juhtiv osaline teeb BIM rakenduskava alusel kindlaks infovajaduse taseme ja dokumenteerib konkreetsed nõuded selgelt määratud osalise tegevusulatuse osana. Selline informatsioon võib hõlmata ettenähtud andmesisuga (atribuutidega) mudeleid, tehnilisi spetsifikatsioone, tehnilisi andmelehti, vastavusdeklaratsioone, vastavussertifikaate, ülevaatuse protokolle jne. Määratud juhtivad osalised peaksid nõudma esitatava informatsiooni edastusplaane vastavalt tähtaegadele (ülesandepõhine info edastamise kava, TIDP). TIDP-d tuleks eelnevalt põhjalikult kontrollida ja kokku leppida, et ei tekiks ootamatuid infolünki, mis võiksid nõuetele vastava informatsiooni esitamist edasi lükata.

Appointed party

Määratud osalisel ei ole otsest määramist määrava osalisega. Olenevalt tarneahela sügavusest ei pruugi neil olla määramist ka määratud juhtiva osalisega, näiteks alltöövõtjad on määratud osalised, kuid neid ei pea olema määratud otse määratud juhtiva osalise poolt.

Third party

Määraval osalisel, määratud juhtival osalisel või määratud osalisel on võimalik anda infohaldusfunktsioon allhanke korras kolmandale osapoolele (üksikisik või organisatsioon). Infohalduse määramise maatriksi (EN ISO 19650-2, lisa A) kasutamine aitab seejuures teenuste ulatust vastavalt kehtestada. Sellise kolmanda isiku ja võimalike huvide konfliktide kaalumisel tuleks siiski olla ettevaatlik, näiteks kui kolmas isik täidab määrava osalise, määratud juhtiva osalise või määratud osalise infohaldusfunktsiooni.

Samuti tuleks olla ettevaatlik, et mitte ületada ametialase vastutuse või seadusest tulenevaid piire (nt traditsioonilised projekteerimise koordineerimise ja ehituse koordineerimise rollid peavad jääma õigele poolele). Samas kui kontrollimine ja kooskõlastamine ning vastutus mõlema eest peavad jääma lepingu alusel vastutavale poolele.

Establishing capability

Infohaldus nõuab teadmisi, oskusi ja kogemusi, mis koos valdkonna teadmistega avab olulisi võimalusi. Nende teadmiste kinnitamine on oluline, et tagada organisatsioonide ja üksikisikute suutlikkus täita projekti nõudeid.

Infohalduse suutlikkuse kinnitamine võib toimuda järgmistel juhtudel:

1. Projektide või raamistike eelkvalifitseerimiste juures.
2. Esitatud pakkumuse juures, kus võimalik määratud juhtiv osaline hindab iga tarnerühma liikme suutlikkust ja võimekust.
3. Isikute valimisel infohaldusfunktsioone täitma.

Pre-qualification

Hanked võidakse koostada ühes etapis või suure ja keerukama projekti/raamistiku korral, kus on vaja eriteadmisi või kui paljud potentsiaalsed pakkujad tunnevad suurt huvi, võib osutuda vajalikuks eelkvalifitseerimine, et valida kõige sobivamad pakkujad. Tarnesuutlikkus läbi BIMi vastavalt EN ISO 19650 seeriale tuleks kindlaks määrata eelkvalifitseerimise osana. Eelkvalifitseerimine sisaldab sageli nõuet vastata kvalifitseeruvatele küsimustele, mis võib sisaldada nõuet esitada vastuste toetuseks dokumenteeritud tõendusmaterjal. Eelkvalifitseerimise pakkumusdokumendid peaksid sisaldama infohalduse nõudeid.

Väga ranged nõuded võivad olla põhjendatud suurte ja keeruliste projektide puhul, kuid väiksemate projektide puhul võivad need väga võimekad pakkujad välja jätta. Samas võivad ranged läbimise/mittearvestamise kriteeriumid vähendada riski, milles väga piiratud suutlikkuse, võimekuse ja/või kogemusega organisatsioon vastutab tarneahelas suure hulga informatsiooni kvaliteedi eest.

Nõuete ja turu suutlikkuse vahel neid nõudeid täita tuleb hoolikalt kaaludes leida see tasakaal. Paljud pakkumused jagavad märkimise ärilisteks/tehnilisteks aspektideks, mis üldjuhul paneb rõhuasetuse maksumusele ja mitte kvaliteedile, samas ei saa sellega välistada kvaliteeti, mis lõppkokkuvõttes hakkab mõjutama maksumust. Nii nagu ka teised riskid, peaksid ka infohaldusega seotud riskid moodustama ühe osa organisatsiooni ja projekti riskiregistrist.

Järgnev on näide küsimustest, mida võidakse kaasata määratud juhtiva osalise eelkvalifitseerimisel.

Kas teie organisatsioonil on kehtiv EN ISO 19650-2:2018 vastavussertifikaat sõltumatult akrediteerimisasutuselt?

Kui jah, tuleks sertifikaat esitada, vastasel juhul tuleb täita järgmised küsimused:

Märkus. Sertifikaatide ulatus ja aegumiskuupäev tuleb hoolikalt üle vaadata. Ulatus ei pruugi projekti tüübi jaoks sobida või võib olla kohaldatav ühe riigi või kontori kohta.

Assessment of delivery teams’ capability and capacity

Esitatud pakkumuses taotleb tulevane määratud juhtiv osaline, et iga elluviimise meeskonna liige hindaks oma suutlikkust ja võimekust edastada informatsiooni vastavalt:

1. Määrava osalise infovahetuse nõuetele
2. Elluviimise meeskonna poolt pakutud (määramiseelsele) BIM rakenduskavale

Seda tehes peab iga elluviimise meeskonna liige arvestama meeskonna suutlikkust ja võimekust informatsiooni hallata ja toota, võttes aluseks:

1. Asjakohane kogemus ja töörühma liikmete arv, kes on informatsiooni hallanud vastavalt kavandatud info edastamise strateegiale.
2. Asjakohane kogemus ja töörühma liikmete arv, kes on koostanud informatsiooni vastavalt projekti tootmismeetoditele ja -protsessidele.
3. Töörühma liikmetele kättesaadav asjakohane väljaõpe ja koolitus.
4. Infotehnoloogia (IT) kättesaadavus töörühmas, võttes arvesse kõiki EIR-i ettekirjutavaid tehnilisi nõudeid ja mis tahes piiranguid elluviimise meeskonnas.

Individuals undertaking information management functions

EN ISO 19650 seeria põhinõue on, et määratud juhtiv osaline peaks tegelema infohaldusfunktsiooniga seotud tegevusega. Nende tegevuste edukaks läbiviimiseks on vaja kombineerida ühe või mitme isiku teadmisi ja oskusi ning määratud juhtiva osalise pakutavat tuge ja süsteeme. Suuremate ja keerukamate projektide jaoks on vaja inimesi, kellel on teadmised, oskused ja kogemused sarnases rollis, kombineerituna määratud juhtiva osalise ressurssidega, mis on sertifitseeritud/auditeeritud vastavalt EN ISO 19650 seeriale koos vajaliku dokumentatsiooni ja kehtestatud protsessidega. Väiksemate projektide puhul võivad üksikisiku oskused ja kogemused olla kasulikumad, kuna nad saavad kohandada dokumentatsiooni ja protsesse vastavalt projekti suurusele ja tüübile.

Kui vähegi võimalik, siis on soovitatav, et need organisatsioonide üksikisikud, kes täidavad infohaldusfunktsiooni, oleksid kõrgema kvalifikatsiooniga. Infohaldus eeldab nii valdkonnateadmisi kui ka võimet täita ülesandeid tõhusalt ja tulemuslikult kogu meeskonna nimel, mis on sageli palju laiem kui organisatsioon, mille heaks üksikisik võib töötada.

Elluviimise meeskonna nimel infohaldusfunktsiooni täitvate võimalike isikute pädevuse hindamiseks peaks hankekonkurss nõudma infohaldusfunktsiooni täitvate isikute nimesid ja ametialaseid CV-sid. Infohaldusfunktsioon. Väärtused, mida tuleks arvesse võtta, on järgmised:

• Infohalduse ja BIM-tarkvara oskustega seotud riiklike ja rahvusvaheliste standardite mõistmine ja rakendamine (vastab infohaldustegevusele ja -ülesannetele).
• Sarnase ulatusega ja keerukusega projektide elluviimise kogemus, sealhulgas tüüpiliste rollide ja kohustuste mõistmine ning lepingutest arusaamine.
• Planeerimise- ja organiseerimise oskus.
• Analüüsivõimekus ja probleemide lahendamise oskus.
• Tulemustest lähtuv fookus seoses projekti tulemuste ja informatsiooni kvaliteediga.
• Hea suhtlemisoskus ja arusaam meeskonnatöö tähtsusest koostöö parendamisel.
• Head juhtimisoskused. Kehtestatakse nõue suhelda asjaomaste sidusrühmadega, tagada nõuetest teavitamine ja ootuste haldamine.

Lisaks ülaltoodule nõutakse määrava osalise nimel infohaldusfunktsiooni täitvalt isikult:

• Võimet tõlgendada organisatsiooni informatsiooni ja mis tahes projektiga seotud infovahetuse nõudeid ning kehtestada määratud juhtivale osalisele üksikasjalikud infovahetuse nõuded.
• Kehtestada vastavus- ja valideerimisnõuded, et teha kindlaks, kas vahetatav informatsioon vastab infovahetuse nõuetele.
• Suurepärased teadmised iga projektiga seotud lepingutest ja teenuste ulatusest.
• Võimekus tuvastada infohaldusega seotud riske, et tagada puudujääkide või kattumiste kõrvaldamine või minimeerimine.
• Olla ennetav, et tagada infovahetuse tõhus ettevalmistus piisavate ressurssidega, et täita teenuste ulatust ja projekti ajakava.

Määrava osalise nimel infohaldusfunktsiooni täitev isik(ud) vastutavad järgmiste tegevuste eest:

1. Projekti infonõuete loomine.
2. Projekti info edastamise tähtaegade loomine.
3. Projekti infostandardi loomine.
4. Projektiinfo tootmismeetodite ja -protsesside loomine.
5. Projekti võrdlusinfo ja jagatud ressursside loomine.
6. Projekti ühtse andmeedastuskeskkonna paika panemine.
7. Projekti infoprotokolli loomine.

Määrava osalise nimel infohaldusfunktsiooni täitev isik(ud) vastutab ka EN ISO 19650-ga seotud päringutele vastamise eest.

Tulevase määratud juhtiva osalise nimel infohaldusfunktsiooni täitev isik(ud) vastutab järgmiste tegevuste eest:

1. Koostab elluviimise meeskonna (määramiseelse) BIM rakenduskava.
2. Hindab töörühma suutlikkust ja võimekust.
3. Loob elluviimise meeskonna suutlikkuse ja võimekuse.
4. Koostab elluviimise meeskonna ettevalmistuskava.
5. Loob elluviimise meeskonna riskiregistri.
6. Koostab elluviimise meeskonna  pakkumuse.

Võimaliku määratud juhtiva osalise nimel infohaldusfunktsiooni täitev isik(ud) vastutab ka EN ISO 19650-ga seotud päringute esitamise eest. Hankeprotsessi käigus esitatud päringutele vastamine võib viia hankedokumentide selgitamiseni või muutmiseni, mis võib samuti põhjustada pakkumusperioodi pikenemist. BIMi nõuete päringud peaksid järgima hankes määratletud standardprotsesse.

BIM certification

Kuigi BIM-sertifikaadi omandanud projekteerijate ja töövõtjate arv on kasvanud, on paljudel endiselt välja töötatud sisemised süsteemid informatsiooni haldamiseks, mida võidakse auditeerida või mitte. Määrav osaline ja/või tulevane määratud juhtiv osaline peavad otsustama, kas nad soovivad kaaluda organisatsioone, kellel pole sertifikaati, ja kui jah, siis peavad nad kaaluma, kuidas hinnata nende organisatsioonide pädevust EN ISO 19650 standardile vastavat BIMi elluviimist.

Nagu kõik ISO sertifikaadid, peavad organisatsioonid arvestama sertifikaadi ulatusega, mis võib hõlmata mõnda või kõiki nende asukohti ja valdkondasid. Sertifikaadi tüübi peamised määrajad on järgmised:

Organisatsioonid, kes soovivad saada BIM-sertifikaati, peaksid alustama ettevalmistusi enne auditit. Auditeeriv organisatsioon annab auditi läbiviimiseks teatud aja, kuid ei paku juhiseid, koolitust ega abi auditi ettevalmistuseks. Soovitatav on kaasata sõltumatu nõuandja/konsultant, kellel on BIM-teadmised.

Auditi nõuete ülevaade oleks järgmine:

1. BIMi dokumenteeritud standardid, mis vastavad projektide jaoks täidetavatele rollidele. Dokumentide versioonide vahelisi muudatusi tuleb hallata muudatuste juhtimise kaudu (ingl change control).
2. Standardsete BIM-dokumentide mallid. Näideteks on: ülesandepõhine info edastamise kava (TIDP), EIR-i ja BIM rakenduskava vastavuse kontrollnimekirjad jne. Määratud juhtiva osalise rolli täitvatel organisatsioonidel peaks olema BIM rakenduskava mall, mis on koostatud juhuks, kui määrav osaline pole seda ise ette näinud.
3. Tõendid BIM-koolituse kohta. Kuigi tarkvarakoolituse tõendite lisamine on kasulik, on BIM-protsesside koolitus, mis lähtub nende funktsioonidest ja mallide kasutamisest samuti väga oluline.
4. Juhul kui spetsialistide tegevuste teostamiseks tellitakse alltöövõttu nt tuleohutuse konsultant, akustika konsultant jt, peaksid olema tõendid selle kohta, et spetsialistide suutlikkust edastada vastavalt standarditele on hinnatud. Sõltuvalt infonõuetest võidakse nõuda hindamist projektipõhiselt.
5. Projektide siseauditite olemasolu tõendamine BIM standardite järgimise kohta. Esimene audit ei sisalda tõendeid siseauditite kohta, kuid see võib nõuda tõendeid selle kohta, kuidas auditid läbi viiakse, dokumenteeritakse ja lõpetatakse.

Organisatsioonidel, mida on juba hinnatud mõne muu ISO standardi alusel, on mõned dokumendid ja protsessid juba paigas.

Mõned eelkvalifitseerimise või hankeprotsessi võtmeküsimused võivad aidata suutlikkust ja võimekust hinnata. Kaasatud küsimused varieeruvad olenevalt projekti suurusest ja keerukusest ning nõutavast kindluse tasemest. Mõned põhiküsimused võivad olla järgmised:

• Suutlikkus ja võimekus informatsiooni hallata – kas teil on standarditega kogemusi ja kas teil on selle projekti jaoks piisavalt inimressursse?
• Informatsiooni tootmise suutlikkus ja võimekus – kas teil on kogemusi tootmismeetodite ja protsesside osas ning kas teil on piisavalt inimressursse, et seda selles projektis teha?
• IT kättesaadavus – kas teil on projekti jaoks vajalik piisav kogus riistvara, tarkvara ja toeteenust?

Education and skills

Projekteerimises ja ehitamises on infohaldus igaühe enda vastutus. On väga oluline, et kõigil oleks tööriistad informatsiooni tõhusaks ja usaldusväärseks genereerimiseks, jagamiseks, ülevaatamiseks, heakskiitmiseks, kommenteerimiseks ja vastuvõtmiseks. Need tööriistad on muutumas ääretult digitaliseerituks ja kasutavad tehnoloogiaid, mida kümme või kaks aastat tagasi polnud ette võimalik kujutada.

Kuigi projekteerimises- ja ehitussektoris tekivad rollid, mida enne digitaliseerimist ei eksisteerinud, tuleb enamasti projekteerimise ja ehitusega seotud oskustega inimesi uute tööriistade kasutamiseks lihtsalt täiendada. Kuigi üksikisikud vastutavad selle eest, et olla kursis oma tööstusharu laiemate muudatustega aga ka nende muudatustega, mis mõjutavad nende töökohta või rolli, on ka organisatsioonidel, haridusasutustel, kutseorganisatsioonidel ja valitsusasutustel kohustus tagada, et infohaldusega seotud pädevused oleksid saavutavad võimalikult paljude projekteerimis- ja ehitusspetsialiste seas. Võib-olla tuleb kaaluda hoopis lühemate ja kindla fookusega kursuste ja koolituste korraldamist, mis toetuvad olemasolevatele oskustele.